Devido à existência de diferentes interesses, especialidades e níveis em
uma organização são necessários diversos tipos de sistemas, pois nenhum
sistema individual pode atender todas as necessidades de uma empresa.
Destacam se 4 tipos principais de sistemas que atendem diversos níveis
organizacionais: sistemas do nível operacional, que dão suporte a
gerentes operacionais em transações como vendas, contas, depósitos,
fluxo de matéria prima etc. Sistemas do nível de conhecimento envolvem
as estações de trabalho e automação de escritório a fim de controlar o
fluxo de documentos. Sistemas do Nível Gerencial atendem atividades de
monitoração, controle, tomada de decisões e procedimentos
administrativos dos gerentes médios e os sistemas de nível estratégico,
que ajudam a gerencia sênior a enfrentar questões e tendências, tanto no
ambiente externo como interno a empresa. Além das características dos
sistemas por níveis empresariais, eles também atendem diversas áreas
funcionais, como vendas, marketing, fabricação, finanças, contabilidade e
recursos humanos.
Sistemas de Processamento de Transações (SPTs) sistemas integrados que
atendem o nível operacional, são computadorizados, realizando transações
rotineiras como folha de pagamento, pedidos etc., Onde os recursos são
predefinidos e estruturados, è através deles que os gerentes monitoram
operações internas e externas a empresa, são críticos, pois se deixarem
de funcionar podem causar danos a outras empresas
a e a própria. Atendem 5 categorias funcionais: vendas/marketing,
fabricação/produção, finanças/contabilidade e recursos humanos.
Sistemas de Trabalhadores de Conhecimento (STCs) e Sistemas de automação de escritório
Atendem necessidades do nível de conhecimento envolvendo
trabalhadores de conhecimento, pessoas com formação universitária como
engenheiros e cientistas e trabalhadores de dados que possuem educação
inferior como secretárias, contadores, arquivistas etc. Se diferenciam,
pois trabalhadores de conhecimento criam informações e trabalhadores de
dados manipulam , usam informações prontas, a produtividade destes é
aumentada com o uso dos Sistemas de automação de escritório que
coordenam e comunicam diversas unidades, trabalhadores, e fontes
externas como clientes e fornecedores. Eles manipulam e gerenciam
documentos, programação e comunicação, envolvendo além de textos,
gráficos etc, hoje publicados digitalmente em forma de sites para
facilitar o acesso e distribuição de informações.
Sistemas de Informação Gerenciais (SIG)
É o estudo dos sistemas de informação nas empresas e na
administração, dão suporte ao nível gerencial através de relatórios,
processos correntes, histórico através de acessos on-line, orientados a
eventos internos, apoiando o planejamento controle e decisão, dependem
dos SPTs para aquisição de dados, resumindo e apresentando operações e
dados básicos periodicamente.
Sistemas de Apoio a Decisão (SAD)
Atendem também o nível de gerencia ajudando a tomar decisões não
usuais com rapidez e antecedência a fim de solucionar problemas não
predefinidos, usam informações internas obtidas dos SPT e SIG e também
externas como preços de produtos concorrentes etc, Têm maior poder
analítico que os outros sistemas, construídos em diversos modelos para
analisar e armazenar dados, tomar decisões diárias, por isso possuem uma
interface de fácil acesso e atendimento ao usuário, são interativos,
podendo-se alterar e incluir dados através de menus que facilitam a
entrada deles e obtenção de informações processadas.
Sistemas de Apoio ao Executivo (SAEs)
Atendem o nível gerencial, os gerentes seniores que tem pouco ou
nenhuma experiência com computadores, servem para tomar decisões não
rotineiras que exigem bom senso avaliação e percepção. Criam um ambiente
generalizado de computação e comunicação em vez de aplicações fixas e
capacidades específicas. Projetados para incorporar dados externos como
leis e novos concorrentes, também adquirem informações dos SIG e SAD a
fim de obter informações resumidas e úteis aos executivos. , não só sob
forma de textos, mas também gráficos projetados para solucionar
problemas específicos que se alteram seguidamente, através de modelos
menos analíticos. Ele é formado por estações de trabalho, menus
gráficos , dados históricos e de concorrentes ,bancos de dados externos,
e possuem fácil comunicação e interface.
Os Sistemas de Informação se relacionam um com outros a fim de
atender os diversos níveis e organizacionais, sendo os SPT a fonte de
dados mais importante para os outros sistemas, os SAEs são os
recebedores de dados de sistemas de níveis inferiores, os outros trocam
dados entre si. Também atendem diferentes áreas funcionais, por isso é
importante e vantajoso a integração entre eles para há informação chegar
a diferentes partes da organização, ma isto tem alto custo, é demorado e
complexo por isso cada organização deve ligar os setores que acha
necessário para atender suas necessidades.
Quanto a função organizacional, os SI se dividem em Sistemas de Venda
e Marketing, responsável pela venda do produto ou serviço. O Marketing
procura identificar o que os clientes querem consumir e também os
melhores clientes, criando e mostrando novos produtos ou serviços
através de propagandas e promoções, já as Vendas contatam os clientes,
oferecem os produtos e serviços fecham pedidos, acompanham o comércio.
No nível estratégico eles monitoram e apóiam novos produtos e
oportunidades e identificam o desempenho dos concorrentes.
No nível de Gerencia dão suporte a pesquisas de mercado campanhas
promocionais e determinação e preços, analisando o desempenho do pessoal
de vendas, No nível de conhecimento apóiam estações de trabalho
analisando marketing e no Operacional dão suporte ao atendimento e
localização de clientes. Sistemas de Informação de Fabricação e
Produção, responsável pela produção de bens e serviços tratam do
planejamento, desenvolvimento, manutenção e estabelecimento de metas de
produção aquisição e armazenagem de equipamentos, matérias primas para
fabricar produtos acabados.
No Nível Estratégico ajudam a localizar novas fabricas e investir em
novas de tecnologias de fabricação, no Nível de Gerencia analisam e
monitoram custos, recursos de fabricação e produção no de Conhecimento
criam e distribuem conhecimentos especializados orientando o processo de
produção e no Operacional monitoram e controlam a produção. Um exemplo
simples deste tipo de sistema s é o controle de estoque com emissão de
relatórios.
Sistemas de Informação Financeira e Contábil
Responsáveis pela administração de ativos financeiros visando o retorno
ao investimento. A função Finanças se encarrega de identificar novos
ativos financeiros (ações títulos e dividas) através de informações
externas. Já a função Contabilidade é responsável pela manutenção e
gerenciamento de registros financeiros (recibos folha de pagamento etc)
para prestar contas aos seus recursos. Estes sistemas compartilham
problemas, acompanhando o que possuem com o que necessitam.
No nível Estratégico estabelecem metas de investimento prevendo
desempenho financeiro, no nível de Gerencia ajudam gerentes a
supervisionar e controlar recursos financeiros, no de Conhecimento
fornecem ferramentas analíticas como estações de trabalho para aumentar o
retorno sobre investimento, e no Operacional monitoram o fluxo de
recursos realizados pelas transações como cheques, pagamentos a
fornecedores, relatórios e recibos..
Sistemas de Recursos Humanos
Responsável por atrair, aperfeiçoar e manter a força de trabalho da
empresa ajudam a identificar funcionários potenciais e selecionar novos,
desenvolver talentos e potencialidades. No nível estratégico
identificam habilidades, escolaridade tipos de cargo atendem os planos
de negocio.
No de Gerência monitoram o recrutamento, alocação e remuneração de
funcionários, no de Conhecimento descrevem funções relacionadas ao
treinamento, elaboração de planos de carreira e relacionamentos
hierárquicos entre funcionários e no Operacional registram o
recrutamento e colocação de funcionários da empresa. Eles armazenam
dados básicos de funcionários como nome endereço, telefone, escolaridade
função salário etc são elaborados para armazenar dados que atendam
exigências dos governos federais e estaduais relacionadas a contratação
de funcionários conforme as leis trabalhistas.
Além de SIs para coordenar atividades e decisões da empresa e por
setores a través dos Sistemas Integrados e Processos de Negócios
automatizando o fluxo de informações, também necessitam de Sistemas de
Informação para gerenciamento de relações com clientes (CRM) e da cadeia
de suprimento (SCM) para coordenar processos que abrangem diferentes
funções empresariais, inclusive compartilhadas com clientes e outros
parceiros da cadeia de suprimento.
Os Processos de negocio é a maneira como o trabalho é organizado,
planejado e focado para produzir um produto ou serviço de valor. Pode se
dizer que são um conjunto de atividades, fluxos de trabalho, materiais,
informações e conhecimentos, mas por outro lado referem-se a maneira da
gerencia coordenar o trabalho. Embora cada função empresarial tenha
seus processos de negocio, eles podem ser Transfuncionais porque ligam
fronteiras entre as principais áreas funcionais e agrupam funcionários
de diferentes especialidades para completar as tarefas. Reprojetar um
processo de negocio exige analise e planejamento para evitar que os
sistema faça o que a organização não precisa.
Os processos de relacionamento entre clientes e fornecedores são
repensados de forma estratégica, pois com as empresas digitais, o
comercio eletrônico e a competição global eles tornaram-se cada vez mais
exigentes e se a organização não os atendem como quiserem perdem-nos.
Por isso os clientes não são mais tratados como fontes de receita mas
como ativos que precisam ser preservados, tentar conquistar novos
clientes também é importante. através do Gerenciamento das relações com o
cliente CRM que envolve administração e tecnologia usando SIs para coordenar os processos de negocio e interações da empresa com clientes, vendas marketing e serviços.
Antigamente eram cadastrados apenas alguns dados de clientes em
fichas hoje com as ferramentas do CRM e os múltiplos canais de
comunicação armazenam-se dados completos ajudando as empresas a
identificar os melhores clientes e até mesmo o que desejam consumir ou
consomem mais.
O Gerenciamento da cadeia de suprimento (SCE)
É a ligação e coordenação das atividades de compra fabricação e
movimentação de um produto para entregá-lo mais rapidamente ao
consumidor com baixo custo. A cadeia de suprimento são processos de
negócios para selecionar matérias primas e transforma-las em produtos
intermediários e acabados interligando fornecedores, indústrias,
transporte, varejo, clientes, com seleção de matéria prima, controle de
estoque, entrega, ou seja, fornecer serviços desde a fonte até o
consumidor. Este também inclui a Logística Reversa que é a devolução de
produtos identificando o motivo e o produto.
Enfim o motivo principal é atender a todos evitar a falta de produtos
e matérias primas para comercialização e fabricação respectivamente,
Isto quando não ocorre o Efeito Chicote a informação é modificada a
medida que passa de entidade a entidade
(Fornecedor-Fabricante-Distribuidor-Varejo-Cliente), se estes níveis
compartilhassem informações teriam um melhor desempenho. Este
gerenciamento tem duas formas, ele pode ser SPC que é o planejamento da
cadeia de suprimentos habilitando a empresa a gerar previsões de demanda
e desenvolver planos de aquisição de matéria prima e fabricação para um
produto, pode ser também SCE que é a execução da cadeia de suprimentos
serve para gerenciar o fluxo de produtos por meio das centrais de
distribuição e depósitos garantindo a entrega dos produtos.
Para garantir o gerenciamento da cadeia de suprimentos é preciso que
os membros da cadeia trabalhem em conjunto para atingir a mesma meta e
coordenar melhor os processos de negocio, para isso as empresas estão
recorrendo ao Processo Colaborativo que é o uso de tecnologias digitais
como Internet, Intranet e Extranet para capacitar as organizações a
desenvolver, montar e gerenciar os produtos durante seu ciclo de vida.
Muitas empresas hoje são donas e responsáveis por sua própria rede o que
diminui custos e facilita o compartilhamento de informações é claro
tendo algumas restrições de acesso. Utilizam as redes chamadas setoriais
privadas para coordenar pedidos e outras atividades com fornecedores,
distribuidores, empresas parceiras e até mesmo alguns clientes.
O uso de diversos SIs não integrados em uma organização pode
dificultar o acesso e compreensão de informações por parte da gerencia e
outros níveis organizacionais ou até mesmo apresentar a informação de
forma errada e incompreensível causando grandes danos, por isso muitas
empresas estão montando ERPs
Sistemas de Informação de planejamento empresarial que modelam e
automatizam os processos de negócio atendendo todos os níveis da
empresa, coletando e armazenando em um único arquivo os principais dados
dos processos de negocio podendo ser acessados por todos os setores da
empresa, proporcionando aos gerentes informações precisas para coordenar
informações diárias da empresa com ampla visão dos processos de negocio
e fluxo de informações.
Os Sistemas Integrados geram benefícios, promovem alterações em 4
dimensões da empresa: estrutura, processo de gerenciamento, plataforma
de tecnologia e capacidade. Usados para apoiar estruturas
organizacionais e criar uma nova cultura organizacional. As informações
são estruturadas ao redor de processos de negocio transfuncionais
aperfeiçoando relatórios gerenciais e tomada de decisões. Eles também
oferecem a empresa uma plataforma de tecnologia de SI única contendo
dados de todos os processos de negocio. Aumentam a capacidade das
empresas em interagir com todos os níveis da cadeia de suprimento ainda
mais se usarem os mesmos softwares para integração, pois assim trocarão
dados sem intervenção manual.
Mas quando a benefícios sempre a desafios para serem enfrentados, os
SI integrados são difíceis de montar e exigem grandes investimentos em
tecnologia, softwares complexos, hardware e meios de armazenamento
potentes, e mudanças nos processos de negócios e atividades. As empresas
que não aceitarem ou não possuem condições para acompanhar as mudanças
não conseguirão integrar processos funcionais e empresarias, além do
custo também envolve tempo o que pode fazer que o sistema quando pronto
fique desatualizado. Ainda pode ocorrer que as empresas não alcancem
suas metas se utilizarem ERPs padrões e fiquem desatualizadas, pois não
atenderão o consumidor da forma que ele exige perdendo a
competitividade. As menores organizações ou as que possuem sistemas
isolados que atendem suas necessidades podem não optar pelos SIs
Integrados. Quando as empresas operam internacionalmente, há diferentes maneiras
de configurar os SI, baseando-se na estrutura organizacional, que pode
ser Exportadora Nacional,, onde as atividades funcionais são
centralizadas no pais de origem, Multinacionais concentram administração
e controle financeiro no pais de origem deixando produção vendas e
marketing em outros paises que são adaptados para atender as condições
locais de mercado. As franqueadoras projetam, fabricam e financiam o
produto no pais de origem, levando a produção, marketing e recursos
humanos para outros paises. As Transnacionais não possuem sede local
única e sim diversas e regionais ou mundiais, tendo suas estratégias
gerenciadas globalmente obtendo vantagens competitivas em cada local que
está inserida.
Com a evolução da TI e os meios de comunicação as organizações
internacionais ganham mais flexibilidade em seus projetos empresariais
globais, tendo 4 tipos de configuração: Sistemas Centralizados onde o
desenvolvimento e a operação ocorre no pais de origem, Sistemas
duplicados, o desenvolvimento ocorre no pais de origem e as operações em
unidades autônomas localizadas em outros paises.. Sistemas
Descentralizados cada unidade e em cada pais elaboram sistemas
específicos. Sistemas em rede o desenvolvimento e operação ocorre de
modo integrado e coordenado em todas as unidades.
Então Sistemas Integrados exigem conhecimento dos processos e níveis
empresariais bem como fluxos de informações, sendo determinados pelos
gerentes os setores que devem estar ligados para atender as necessidades
da empresa de acordo com os recursos tecnológicos e administrativos que
ela possui.
Via: oficinadanet.com
